Planifiez, pointez et vérifiez chaque course de transport adapté

Dans beaucoup d’établissements, le transport pèse souvent 10 à 15 % du budget global. C’est l’un des premiers postes de dépense après les salaires, et pourtant c’est celui que l’on contrôle le moins. La facture du transporteur arrive en fin de mois, longue de plusieurs centaines de lignes, et personne n’a le temps de la confronter aux listes de présence, une course après l’autre.

Les écarts, eux, s’accumulent sans bruit. Une maman appelle à 7 h 10 pour dire que son fils reste à la maison ; le secrétariat tente de joindre le transporteur, mais le chauffeur est déjà en route. La course est faite à vide, puis facturée comme une course normale. Ajoutez quelques kilomètres arrondis vers le haut, un trajet compté deux fois, et l’on arrive à un ordre de grandeur que le secteur connaît bien : entre 5 et 10 % de surfacturation, soit une perte moyenne d’environ 8 % du budget transport. Notre article sur la surfacturation du transport et ses causes détaille d’où viennent ces écarts.

Planification

Des tournées construites en quelques minutes

Pour optimiser les tournées de transport des usagers, le moteur de groupage part de la personne la plus éloignée de l’établissement, puis ajoute à chaque fois l’usager qui allonge le moins le circuit. Il tient compte des places assises et des emplacements fauteuil de chaque véhicule, du temps maximal à bord fixé pour chaque usager et des incompatibilités que vous avez déclarées.

• Aperçu des circuits sur une carte, arrêts numérotés, ordre modifiable à la main.
• Horaires calés sur l’heure d’arrivée à l’établissement, ou de départ pour le retour du soir.
• Un usager qu’aucun véhicule ne peut accueillir est signalé, motif à l’appui, au lieu d’être casé de force.

Voir l'optimisation des tournées

app.navigomedic.fr/tournees/optimiseur

Absences

Un absent signalé, un arrêt retiré

Le secrétariat enregistre l’absence en deux clics, pour la journée, le lendemain, la fin de semaine ou une période choisie, en notant qui a appelé. Dès l’enregistrement, l’arrêt disparaît de la tournée du chauffeur et les horaires des arrêts suivants sont recalculés. Si la famille rappelle pour annuler, l’arrêt revient à sa place. Les parents peuvent aussi déclarer eux-mêmes l’absence grâce à un lien personnel, sans compte, confirmé par SMS, et le chauffeur concerné reçoit une alerte sur son mobile.

La procédure complète, côté accueil et côté transporteur, est décrite dans notre guide pour signaler une absence d’usager au transporteur sans perdre de temps.

Voir la gestion des absences

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Application chauffeur

Le chauffeur pointe chaque prise en charge

Sur son téléphone, le chauffeur retrouve sa tournée du jour dans l’ordre, le prochain arrêt en grand et les informations utiles à l’accueil de chaque personne. Trois grosses touches, utilisables d’une main : Pris en charge, Absent, Refus. Chaque pointage est horodaté et géolocalisé, et il reste enregistré même dans un parking souterrain, en attendant le retour du réseau.

• Liens directs vers Waze et Google Maps pour chaque adresse.
• Arrêts retirés pour absence affichés « ne pas se présenter ».
• Version web sans installation, et application Android native, bientôt sur Google Play.

Découvrir l'application chauffeur

Audit des factures

Chaque ligne de facture confrontée à la réalité

Pour le contrôle des factures de taxis et transporteurs, vous déposez le fichier CSV ou Excel reçu en fin de mois. NavigoMédic rapproche chaque course des absences enregistrées, des pointages du chauffeur et des distances théoriques. Une course facturée pour un usager déclaré absent est contestée en totalité ; un kilométrage supérieur de plus de 15 % à la distance théorique est recalculé au tarif convenu.

Les lignes litigieuses alimentent un bordereau de contestation contradictoire au format PDF, prêt à transmettre au transporteur, qui dispose de 30 jours pour présenter ses observations.

Voir l'audit des factures

app.navigomedic.fr/facturation/audit

Ce tableau est le cœur de NavigoMédic. À gauche, ce qui s’est réellement passé ce jour-là : l’usager était présent, absent, ou le chauffeur a pointé un refus de montée. À droite, ce que le transporteur a facturé. Quand les deux colonnes ne racontent pas la même histoire, la ligne passe au rouge et le motif s’affiche : absence, kilométrage, pointage manquant, doublon. Votre comptable n’a plus qu’à valider, ou à requalifier une ligne après échange avec le transporteur, la justification restant tracée.

Prenons un établissement qui dépense 150 000 € par an en taxis et transporteurs privés. Avec 5 à 10 % de surfacturation, la perte annuelle se situe entre 7 500 € et 15 000 €, soit 800 € à 1 500 € de litiges par mois en moyenne. La Formule Pro coûte 349 € HT par mois, 4 188 € HT sur l’année. L’abonnement se rembourse avec les indus évités, et votre trésorerie y gagne dès le premier trimestre. Le raisonnement complet, hypothèses comprises, figure sur la page retour sur investissement du logiciel de transport.

Faites le calcul avec votre propre budget ci-dessous. Les formules et ce qu’elles comprennent sont détaillées sur la page des tarifs du logiciel de transport adapté ; un petit SESSAD démarre avec Starter à 149 € HT par mois, et un pôle associatif de trois à huit établissements choisit la formule Groupe à 790 € HT par mois.

Transmettez-nous le bordereau d’un transporteur pour un mois déjà écoulé, accompagné du relevé des absences et des présences de cette période. Notre moteur vérifie gratuitement la conformité des kilomètres et des présences usagers. Le rapport chiffré qui vous revient indique le nombre de courses conformes, les litiges rangés par motif, le montant que vous pouvez contester et ce qu’il représenterait sur douze mois. Les modalités pratiques sont expliquées sur la page de l’audit gratuit des factures de transport.

Les besoins ne sont pas les mêmes partout. Un IME organise des tournées quotidiennes pour des enfants, parfois accompagnés ; un FAM ou une MAS gère davantage de personnes en fauteuil, avec des véhicules à emplacements spécifiques ; un SESSAD jongle avec des horaires qui changent selon les jours. La rubrique consacrée au transport des usagers en établissement médico-social présente ces particularités type par type.

Le logiciel se partage entre plusieurs métiers. La direction suit le taux de présence et les litiges du mois sur un tableau de bord, le coordinateur prépare les circuits, le secrétariat saisit les absences, le responsable du transporteur ne voit que les tournées de sa société et le chauffeur n’a accès qu’à son application. Chacun retrouve ses usages sur la page dédiée aux métiers de l’établissement concernés par le transport.

Des données logistiques, et seulement elles

Les fiches usagers ne contiennent que ce qui sert au trajet : adresse de ramassage, mode de déplacement (marchant, fauteuil manuel ou électrique, rehausseur), temps maximal à bord, présence d’un accompagnateur, contact légal et notes d’accessibilité. Les termes médicaux sont refusés à la saisie. Le logiciel ne traite donc pas de données de santé, ce qui simplifie nettement votre analyse de conformité. Les mesures de protection sont décrites sur la page sécurité et RGPD du logiciel de transport.